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降低门禁维运成本 自动化是关键

放大字体  缩小字体 发布日期:2012-12-10   来源:安防知识网
一般门禁管理系统的维运成本十分昂贵,需要花费很多人力且数据错误百出,门禁安全性极低,产出效果十分有限。而在高安全区域出入口,员工个人进出密码可透过企业入口网站,让员工设定自己的门禁密码,进而启用刷卡+密码的双重验证功能。

与各信息系统自动化链接

门禁系统的总成本,可分为采购成本与维运成本。采购成本为一次性费用,是企业采购门禁系统的实际价格,此成本明确。而维运成本则为长期性不间断的费用,也就是企业为了门禁系统持续运作所投入的人力与物力,这对于长期使用门禁的企业而言,经年累月维运成本的累积,会是最大的负担。

一般门禁管理系统的维运成本十分昂贵,需要花费很多人力且数据错误百出,门禁安全性极低,产出效果十分有限。

因此,门禁管理系统若能与HR系统、签核系统、考勤系统、企业入口网站等连结(如图一),方可发挥门禁管理系统的最大效益,并降低维运成本。

而系统之间的链接,又以「自动化」为唯一的选择。系统自动化可降低人为操作,一来减少人员操作成本,二来降低人员操作的错误。以下将分述降低维运成本最重要的方法。

与HR系统的自动化链接

当企业有新进人员到职时,人事管理员会将新进员工的人事数据,如:工号、姓名、卡号、部门、职称、性别等,输入HR系统。此时,门禁系统应依照新进员工的部门、职称、性别等数据,自动且实时于到职日,依权限规则开通,让该员可依权限进出自己的部门及公共区域,也可持卡做考勤刷卡及用餐刷卡。反之,当人事管理员在HR系统中标注此人员离职时,门禁系统应该自动于离职日关闭该离职员工的所有门禁、考勤及用餐权限。

与签核系统的自动化链接

当人员因为工作需要额外开通某些出入口权限时,会使用企业的门禁申请签核流程,该流程可能是电子签核流程。当门禁权限被核可后,门禁系统应该自动且实时开通该员申请的出入口权限。

与考勤系统的自动化链接

刷卡除了作为门禁管制外,一般也作为考勤上下班的打卡依据。传统上是利用文本文件将考勤刷卡数据以批次方式汇入考勤系统。但此种方法,无法让管理人员实时掌握员工的出缺勤状态,无法做到实时管理的效率要求。门禁管理系统应该将考勤刷卡数据实时写入考勤系统中。

与企业入口网站的自动化连结

企业内部入口(Por tal)网站,是整合企业内常用的网络资源。入口网站可以显示员工最近考勤及用餐刷卡记录,因为实时搜寻刷卡资料,员工便可以在第一时间做自我考勤管理或反应考勤异常,完全无需人事管理者手动通知。

而在高安全区域出入口,员工个人进出密码可透过企业入口网站,让员工设定自己的门禁密码,进而启用刷卡+密码的双重验证功能。以上与各系统的自动化链接,皆是做到既可精准管制人员门禁权限,又能降低管理成本的有效方法。

学会建立稳定的系统

再者,拥有一套稳定的系统,较不容易发生异常,异常处理成本也会较低。因此,系统必须具有哪些

功能,才可以提供稳定的系统呢?以下提供可评估的方法。

系统自我健康管理

门禁系统是由门禁控制器、线路及管理系统组合的7 × 24系统。门禁管理系统应随时监视门禁控制器及线路的健康情形,当门禁控制器断线、故障或是刷卡数据异常时,管理系统应该自动实时的通知管理人员处理,并留下事件记录。同时,对于门禁系统的错误,应提供事件记录,以利维护人员做诊断异常。

线路质量的容错设计

线材、干扰、布线均影响着门禁管理系统与门禁控制器之间的通讯。当线路质量十分恶劣时,管理系统与控制器之间的通讯中断,自然由人员维修线路。但当线路品质不良,线路断断续续时,管理系统还能正常运作,就考验着门禁系统线路品质的容错能力。

线路质量不良,导致人员权限数据下载到控制器失败,管理系统应有自动重新下载机制,以保持门禁控制器中的人员权限正确。管理系统应随时侦测门禁控制器联机状态,当门禁控制器联机恢复时,自动接续收集刷卡资料,无需人为介入操作。同时,管理系统不应因控制器断线产生效率不彰的情形。

刷卡数据二阶段提交的接收机制

刷卡数据从刷卡到管理系统经历过感应读头、门禁控制器、线路、最后才到管理系统,任何一个环节闪失都会造成刷卡数据的遗失。门禁系统与控制器之间的刷卡数据接收,应该当管理系统确实将刷卡资料储存到数据库后,再下指令将刷卡数据从门禁控制器中移除。

另外,可能因门禁控制器的问题,在控制器内存中有些刷卡资料已经毁损,此时,管理系统收到这些毁损的刷卡数据,应将此类刷卡记录另外存盘,而非丢弃忽略。丢弃忽略毁损的刷卡数据,也有可能造成刷卡数据丢包的问题。

有权却无法进出的自动修复机制

当门禁持卡人发生刷卡无法进出的异常,接着就是找总务人员处理及发牢骚的时间。

稳定的系统应可自行排除此问题,以减轻总务人员的负担,降低维运成本。

选购高容量系统

最后,随着企业规模不断扩大,门禁管理系统规模也会不断成长。而系统越复杂,越不容易稳定。门禁管理系统对维运成本的影响,也会随着系统复杂度提高而成倍数成长。

企业在选择门禁管理系统时,应至少考虑未来5年企业成长的需求,选择高容量的系统。以下提出3点建议:

评估系统的效率好坏

门禁管理系统的程序架构及设计,影响着门禁效能。虽然我们无法看到程序代码,但藉由CPU使用率、硬盘使用率、数据库使用率的高低,还是可以评估出门禁系统的效率好坏。

同一功能,同样门数、持卡人数、管理者数,系统使用的CPU及硬碟使用率,大致反映出系统效率。低效率管理系统,需要较高的硬体规格方可达到相同执行速度。同时,低效率管理系统会让硬件保持高使用率,容易让硬设备毁损,尤其是硬盘的伤害。

支持原生64位系统

64位操作系统搭配原生支持64位的门禁管理系统,可以使用超过4G的内存,管理系统可支持的门禁控制器数量将大为提升。同时,64位的数据库系统效能也远高于32位数据库系统。

系统的使用实绩

门禁管理系统的容量限制,很难从规格或操作接口上得知。若想知道数据是在多少门或是多少台门禁控制器下,该管理系统依然可以稳定的运作,可能要从管理系统的实际使用案例中,去推估其容量限制。若考虑容量因素时,系统实际使用案例的参考就十分重要。

门禁管理高效能很重要

由于信息技术、硬件技术、用户规模、商业模式的改变,让门禁功能有了新的定义。本文只是先初步提出门禁管理系统应具备的功能,希望降低门禁管理系统的维运成本,藉以建构出高效能的门禁管理系统功能,让门禁管理可以被妥善应用。未来在实务操作时,建议工程商还必须将个别企业对门禁功能需求的差异考虑进去,以便为客户提供更细致的功能设计。

 
 
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